Manual:Integrat/Module/WMS

Setari

WMS - Warehouse Management System (Sistem de management al unui depozit)

Modulul WMS.STS produs de Soft Team Solutions asigura interconectarea ERP-ului cu un WMS. Acesta este alcatuit din mai multe functii care sunt apelate fie prin intermediul ERP, atunci cand se plaseaza o comanda, fie de serviciul WMS.STS, care are ca principal scop sincronizarea datelor intre cele doua aplicatii. Principala functie a serviciului consta in actualizarea cataloagelor si preluarea comenzilor finalizare de WMS. Orice adaugare sau modificare in ferestrele Catalog articole, Catalog terti si Gestiune are ca efect marcarea respectivei operatii intr-o baza de date care este consultata periodic de catre serviciul WMS.STS, acesta efectuand si eventualele sincronizari de date intre ERP si WMS.

Interconectarea celor doua aplicatii se efectueaza prin intermediul unei baze de date la care au acces ambele aplicatii.

1. ERP plaseaza comanda

2. WMS colecteaza sau depoziteaza

3. WMS finalizeaza sau anuleaza comanda

WMS.STS verifica la un numar prestabilit de secunde starea comenzilor plasate si actualizeaza starea acestora in ERP. In functie de caz si de optiunile disponibile in WMS, comenzile pot fi modificate atunci cand receptia fizica nu corespunde cu comanda plasata.

In cadrul unei compani pot exista mai multe gestiuni care pot fi controlate de WMS sau nu. In continuare, gestiunea DEPOZIT va fi luata ca exemplu de gestiune controlata de WMS iar gestiunea SECUNDARA, o gestiune care NU este controlata de WMS.

Comenzi furnizori

Prin intermediul acestei ferestre se pot introduce urmatoarele tipuri de comenzi / miscari:

Comenzi furnizori
Gestiune	Furnizor	Punct	Cantitate	Tip	Document
DEPOZIT	oricare	oricare	pozitiva	achizitie	aviz/factura furnizor
DEPOZIT	oricare	oricare	negativa	stornare	aviz/factura furnizor
DEPOZIT	FIRMA DVS.	DEPOZIT	doar pozitiva	intrare	Procese verbale - Plus de inventar

Dupa introducerea comenzii si validarea acesteia, functia "F6 - Plasare WMS" devine disponibila. La apelarea acestei functii se deschide fereastra "Status document" iar plasarea se efectueaza prin apasarea butonului "Plasare". Atentie! Dupa plasarea comenzii in WMS, ERP-ul blocheaza comanda pana la schimbarea statusului. WMS-ul poate schimba statusul comenzii prin finalizarea sau anularea acesteia.

Inchidere comenzi furnizori

In cazul in care exista diferente intre pretul stabilit in comanda si documentul emis de furnizor iar aceste diferente sunt acceptate, administratorul trebuie sa bifeze optiunile "Utile/Setari/Furnizori/Facturi/FACTURA si COMANDA" si "Utile/Setari/Furnizori/Facturi/fara urmarirea diferentelor".

Utilizatorii care se ocupa si de stornari trebuie sa bifeze rubrica "Utile/Setari/Furnizori/Comenzi furnizori/Se accepta comenzi cu cantitate negativa".

Comenzile confirmate de WMS se inchid prin intermediul ferestrelor:

• Avize furnizori / Inchideri comenzi furnizori

• Facturi furnizori / Inchideri comenzi furnizori

• Facturi furnizori (import) / Inchideri comenzi furnizori si receptie marfa

Achizitii de la furnizori

• se adauga o comanda de furnizor

• in cazul in care nu se cunoaste pretul se poate bifa rubrica "Utile/Setari/Gestiune/Furnizori/Comenzi/Se accepta comenzi fara pret"

• pretul poate fi completat automat daca exista o lista de pret de achizitie activa pentru furnizorul respectiv

• se plaseaza comanda in WMS

• se inchide prin Aviz / Factura "Inchideri comenzi furnizori" (se poate corecta pretul de intrare)

Stornari catre furnizori

• se adauga o comanda de furnizor

• se adauga miscarile de stornare prin intermediul ferestrei "Stornari"

• in fereastra se vor afisa doar facturile de intrare

• se vor selectati articolele care se storneaza (cantitate si bifa)

• se plaseaza comanda in WMS

• se inchide comanda printr-un aviz de furnizor Avize furnizori / Inchideri comenzi furnizori

• se listeaza avizul de expeditie folosind raportul "Aviz A4 (furnizor-retur)"

• avizele de stornare neinchise apar in fereastra "Atentionari"

Plusuri de inventar

• se adauga o comanda de furnizor

• se introduc articolele constatate plus de inventar

• se plaseaza comanda in WMS

• se inchide prin "Procese verbale" apeland functia "F6 - Preluare WMS" dupa completarea numarului, a datei si a gestiunii

Comenzi clienti

Prin intermediul acestei ferestre se pot introduce urmatoarele tipuri de comenzi / miscari:

Comenzi clienti
Gestiune	Client	Punct	Cantitate	Tip	Document
DEPOZIT	oricare	oricare	pozitiva	Vanzare	Facturare
DEPOZIT	oricare	oricare	negativa	Stornare	Facturare
DEPOZIT	FIRMA DVS.	SECUNDARA	doar pozitiva	Transfer	Bon de transfer
SECUNDARA	FIRMA DVS.	DEPOZIT	doar pozitiva	Transfer	Bon de transfer
SECUNDARA	oricare	oricare	pozitiva, din DEPOZIT	Transfer+Vanzare	Bon de transfer automat, Facturare
DEPOZIT	FIRMA DVS.	DEPOZIT	doar pozitiva	Iesire	Bon de consum, Minus de inventar.

Vanzari catre clienti

• se adauga o comanda de client

• se adauga miscarile dorite

• se plaseaza comanda in WMS

• se inchide comanda printr-o factura generata din comanda

Stornare de la clienti

• se adauga o comanda de client

• se adauga miscarile de stornare prin intermediul ferestrei “Stornari”

• in fereastra se vor afisa doar facturile de vanzarile

• se vor selectati articolele care se storneaza (cantitate si bifa)

• se plaseaza comanda in WMS

• se inchide comanda printr-o factura generata din comanda

Transferul intre gestiuni

• se adauga o comanda de client si se completeaza gestiunea cu gestiunea expeditoare din cadrul transferului

• clientul din comanda trebuie sa fie firma dvs. iar punctul de lucru trebuie sa fie gestiunea primitoare din cadrul transferului

• se plaseaza comanda in WMS

• se inchide prin intermediul ferestrei "Bonuri de transfer"

• dupa completarea gestiunii expeditoare si a gestiunii primitoare devine activa functia “F6 – Preluare WMS” care deschide fereastra "Inchidere comenzi WMS"

• se apeleaza functia "F7 – Actualizare", se selecteaza miscarile dorite si apoi se "Salveaza"

Bonuri de consum

• se adauga o comanda de client si se completeaza gestiunea cu gestiunea din care se consuma

• clientul din comanda trebuie sa fie firma dvs. iar punctul de lucru trebuie sa fie gestiunea din care se consuma

• se plaseaza comanda in WMS

• se inchide prin intermediul ferestrei "Bonuri de consum"

• dupa completarea gestiunii aveti la dispozitie functia "F6 – Preluare WMS" care deschide fereastra "Inchidere comenzi WMS"

• se apeleaza functia “F7 – Actualizare”, se selecteaza miscarile

• inainte de a salva trebuie sa completati rubricile “Cont articol”, “Cont consum” si “Cont cheltuiala” si apoi se “Salveaza”.

• se vor salva doar articolele al caror cont este egal cu cel stabilit in “Cont articol”.

• in cazul in care trebuie sa efectuati mai multe tipuri de consum trebuie sa repetati operatiunea pentru fiecare “Cont consum” si “Cont cheltuiala” diferit.

Minus de inventar

• se adauga o comanda de client si se completeaza gestiunea cu gestiunea in care a fost constatat minusul

• clientul din comanda trebuie sa fie firma dvs. iar punctul de lucru trebuie sa fie gestiunea in care a fost constatat minusul

• se plaseaza comanda in WMS

• se inchide prin intermediul ferestrei "Procese verbale" / "Minusuri de inventar"

• dupa completarea gestiunii aveti la dispozitie functia "F6 – Preluare WMS" care deschide fereastra "Inchidere comenzi WMS"

• se apeleaza functia “F7 – Actualizare”, se selecteaza miscarile

• inainte de a salva trebuie sa completati rubricile “Tip miscare”, “Cont articol”, “Cont consum” si “Cont cheltuiala” si apoi se “Salveaza”

• se vor salva doar articolele al caror cont este egal cu cel stabilit in “Cont articol”

• in cazul in care trebuie sa efectuati mai multe tipuri de minus de inventar trebuie sa repetati operatiunea pentru fiecare tip in parte.

WMS - Stocuri

Fereastra "WMS - Stocuri" se poate apela prin click dreapta de mouse pe butonul EDI si apasarea butonului "WMS Stocuri". In aceasta fereastra vor fi prezentate doar articolele care sunt intr-un curs de procesare.

Nu sunt afisate inregistrarile care:

• ERP = 0 si WMS=0 si Intrari=0 si Iesiri=0 si InCurs=0

• ERP=WMS si Intrari=0 si Iesiri=0 si Incurs=0

WMS = stoc in WMS

ERP = stocul in ERP

InCurs = facturi in curs de aprovizionare neinchise cu note de intrare

Intrari = comenzi de intrare plasate in WMS

Iesiri = comenzi de iesire plasate in WMS

Diferenta = (ERP+Intrari+InCurs-Iesiri)-WMS

Stare se completeaza astfel:

• daca ERP = WMS rezulta “1.”
  • daca intrari diferite de zero rezulta “intrari”
  • daca iesiri diferite de zero rezulta “iesiri”

• daca ERP # WMS rezulta “0. Problema”
  • daca ERP+InCurs+Intrari-Iesiri = WMS rezulta "2. Finalizate cele in lucru"
  • daca Intrari=0 si (ERP+InCurs)-WMS < Iesiri rezulta "3. In lucru: Iesiri-(ERP+InCurs-WMS)”
  • daca ERP-Iesiri = WMS rezulta "4. Ar fi gata"
  • posibil 5 daca WMS>(ERP+InCurs)
    • daca Intrari-Iesiri>0 rezulta “5. In lucru: (Intrari-Iesiri) – (WMS-(ERP+InCurs))

WMS.STS - Rezumat

In cazul in care WMS-ul a schimbat statusul unei comenzi acest status este transmis catre ERP.

Statusurile principale sunt:

• 1.Plasata ERP

• 2.Preluata WMS

• 3.Finalizata WMS

In ERP statusurile sunt:

• 0.Neplasata

• 1.Plasata ERP

• 2.Preluata WMS

• 3.Finalizata WMS

• 9. Anulata WMS

Atunci cand o comanda a fost anulata de WMS, ERP-ul efectueaza o tranformare a statusului din "9. Anulata WMS" in "0. Neplasata" si aceasta informatie va fi vizibila prin intermediul ferestrei "Status document".

In fereastra “Status document” puteti vizualiza toate starile prin care a trecut comanda respectiva.

Serviciul sesizeaza anumite erori care pot sa apara si rapoarteaza aceste erori prin trimiterea unor email-uri catre anumite casute prestabilite.

Dupa trimiterea unei erori, daca apare aceeasi eroare, se retrimite email-ul dupa 15 minute.

Email-ul se trimite de pe adresa wms@softteam.ro

Ce erori sunt trimise via email?

• campuri nule: xID, MiscID, Cantitate, Confirmat, Cod, Gest, Gest2

• codul de articol este necompletat

• gestiunea nu a fost completata

• nu gasesc miscarea

Solutia xTrack WMS este dedicata gestionarii activitatiilor din cadrul depozitelor de marfuri, distributie, curierat, 3PL, productie si altele.