Manual:Integrat/Gestiune/Interne/Mijloace fixe/Editare

Prin intermediul acestei ferestre se pot gestiona informatii despre mijloace fixe.

Observatii

Declararea mijloacelor fixe

Mijloacele fixe se declara in catalogul de articole

• imobilizarile corporale (clasa 21 din planul de conturi) - se declara ca articole stocate
• imobilizarile necorporale (clasa 20 din planul de conturi) - se declara ca articole nestocate

Este de preferat sa se declare cate un articol pentru fiecare tip distinct de imobilizare corporala pentru vizualizarea fisei de magazie.

Mijloace fixe achizitionate anterior

Pentru preluarea mijloacelor fixe achizitionate intr-o perioada anterioara utilizarii soft-ului Integrat.STS se introduce un document de tip Solduri initiale cantitativ valorile M.F. sau Preluare cantitativ valorica M.F. cu informatii despre codul si denumirea mijlocului fix, cantitatea achizitionata si valoarea la momentul achizitiei (la care se adauga eventuale cheltuieli. Valoare nu contine TVA).

Data documentului trebuie sa fie mai mica sau egala cu data de la care incepe generarea automata a notei contabile de amortizare.
Acest tip de document nu are contare, deci nu afecteaza balanta. 
La salvarea documentului apare un ecran de atentionare cu fond rosu in care se mentioneaza faptul ca documentul contine miscari care nu pot fi contate. 
Se pot adauga mai multe astfel de documente in cazul in care se doreste sa se stie furnizorul, data si numarul documentului pentru fiecare mijloc fix. In caz contrar se adauga un singur document fara sa se specifice furnizorul.

Preluarea unui mijloc fix

Preluarea unui mijloc fix nou se realizeaza prin apelarea functiei F2 Adaugare.

Se deschide o fereastra in care sunt afisate intrarile din categoria mijloacelor fixe care nu au fost inca preluate pentru amortizare

• Cod si denumire articol
• date despre factura - numar, data, gestiune, furnizor, cantitate achizitionata, pret
• Cantitate nepreluata

Dupa pozitionarea pe un mijloc fix din lista se apeleaza functia F5 Selectare.

Informatiile care se completeaza sunt

• codul, denumirea si contul contabil in care este incadrat mijlocul fix, furnizorul, numarul si data documentului, precum si valoarea de achizitie - se preiau automat din lista din care a fost facuta selectia

Singura informatie care poate fi modificata este denumirea (ex: se declara un singur articol "Licente" in catalogul de articole, si, la preluare, se completeaza despre ce licenta este vorba)

• numarul de inventar - obligatoriu (vezi si Generare automata numar de inventar (numar caractere) si Numar de caractere)
• clasificare - obligatoriu, este o rubrica care permite cautare in catalogul de clasificare a mijloacelor fixe

Se completeaza automat Durata amortizare ani – normala cu cea mai mica perioada de amortizare aferenta clasificarii. Durata poate fi modificata cu o valoare aflata in intervalul admis pentru aceasta incadrare.

• numarul si data documentului de punere in functiune – obligatoriu, data este completata implicit cu data documentului de intrare in gestiune a mijlocului fix dar poate fi modificata
• data de inceput si cea de sfarsit a perioadei de amortizare - completate implicit cu prima zi din luna urmatoare datei de punere in functiune si, respectiv cu data de inceput a amortizarii la care se adauga durata de amortizare
• tipul de amortizare - obligatoriu (vezi si Tip amortizare)

In cazul mijloacelor fixe care au fost declarate prin Solduri cantitativ valorile MF

• se modifica data documentului de punere in functiune, tinand cont de data documentului real de achizitie
• se completeaza valoarea amortizata pana la data la care incepe sa se genereze automat nota contabila de amortizare

Se mai pot completa informatii despre colectivul in care se afla fizic mijlocul fix si angajatul care il are in utilizare. Aceste doua rubrici permit cautare in cataloagele respective.

Se salveaza informatia prin intermediul functiei F5 Salvare sau se renunta folosind functia F4 Abandon.

In cazul in care preluarea este salvata

• tabelul din partea dreapta sus prezinta informatii pentru operatia de Preluare, data si numar document, valoare, etc
• tabelul din partea dreapta jos prezinta informatii despre Defalcare amortizare

Verificari la salvarea fisei

Pe langa denumire, numar de inventar si documentul de punere in functiune, aplicatia verifica urmatoarele:

• Grad utilizare trebuie sa fie mai mare decat zero la salvarea fisei.
• Pentru amortizarea accelerata, coeficientul trebuie sa fie strict pozitiv.
• Valoarea deja amortizata nu poate fi negativa si nu poate depasi valoarea de achizitie.
• Daca este completata data pana la care mijlocul fix a fost amortizat, aceasta nu poate preceda inceputul amortizarii si nu poate depasi sfarsitul ei.
• La preluarea unui mijloc fix cu inceputul amortizarii anterior perioadei contabile deschise sunt necesare valoarea deja amortizata, strict pozitiva, si data corespunzatoare.
• Pentru o valoare amortizata pozitiva este necesara data pana la care aceasta a fost calculata.

Varianta Fara amortizare nu poate fi salvata daca exista amortizari in luni anterioare sau daca sunt completate valoarea deja amortizata ori data aferenta. Verificati istoricul inainte de schimbarea tipului.

Fiecare preluare inregistreaza o singura unitate din intrarea selectata si actualizeaza cantitatea preluata a acelei intrari.

Operatii care se pot efectua pentru un mijloc fix

Operatiile efectuate pentru un mijloc fix sunt evidentiate in tabelul din partea dreapta sus.

Modificarea sau stergerea acestor informatii necesita initial pozitionarea mouse-ului pe informatia dorita si apelarea functiei F3 modificare rand, respectiv F8 stergere rand.

Modificarea sau stergerea acestor informatii se poate face numai pentru operatiile cu o data de intrare in vigoare care este mai mare sau egala cu data de inceput a perioadei contabile.

Iesire din evidente

Iesirea din evidente se poate realiza prin

• vanzare - folosind optiunea Stocuri - mijloace fixe pentru factura de client
• casare - folosind optiunea Stocuri - mijloace fixe pentru un document de tip Proces verbal - Rebuturi si Casari
• novatie - folosind un document de tip Proces verbal - Novatie mijloace fixe
• concesionare - folosind un document de tip Proces verbal - Concesionare mijloace fixe
• scoatere din inventar MF necorporale - folosind un document de tip Proces verbal - Scoatere din inventar MF necorporal
• trecere in obiect de inventar
  • aceasta optiune este utila atunci cand, prin legislatie, se modifica valoarea de incadrare in obiect de inventar
  • dupa selectarea mijlocului fix dorit se apeleaza functia F3 Modificare, urmata de apelarea functiei F2 adaugare rand si selectarea operatiei Trecere in obiect de inventar

Pentru un mijloc fix iesit din evidente se afiseaza informatii despre numarul si data documentului prin intermediul caruia a iesit din evidenta si stadiul amortizarii acestuia la momentul iesirii.

Observatii

• Click pe eticheta galbena are ca efect pozitionarea pe documentul de vanzare sau procesul verbal de casare, novatie, concesionare, etc.
• In cazul in care mijlocul fix nu a fost integral amortizat la momentul iesirii din evidente, nota contabila generata automat pentru respectivul tip de document nu evidentiaza suma ramasa neamortizata. Pentru aceasta suma se declara o nota contabila manuala

Modificarea valorii ratei lunare de amortizare

Se selecteaza mijlocului fix dorit si se apeleaza functia F3 Modificare. Modificarea valorii ratei lunare de amortizare se face prin

• reevaluare - se apeleaza functia F2 adaugare rand si se selecteaza operatia Reevaluare
  • apare o fereastra in care se completeaza
    • numarul si data documentului de reevaluare
    • data intrarii in vigoare - se completeaza automat cu prima zi din luna urmatoare datei documentului
    • valoarea care trebuie amortizata in perioada care a mai ramas din Durata amortizare ani – normala care a fost stabilita la preluarea mijlocului fix

Mijloacele fixe din clasa 1 Constructii se reevalueaza periodic.
Acelasi lucru este valabil si in cazul altor mijloace fixe care au facut obiectul unor operatii care le-a marit valoarea (revizie generala, etc)

• modificare durata de amortizare - se apeleaza functia F2 adaugare rand si se selecteaza operatia Durata amortizare
  • apare o fereastra in care se completeaza
    • numarul si data documentului conform caruia se efectueaza operatia
    • data intrarii in vigoare - se completeaza automat cu prima zi din luna urmatoare datei documentului
    • durata de amortizare in ani
    • data sfarsit amortizare - se calculeaza automat tinand cont de data punerii in functiune

Se salveaza informatia prin intermediul functiei F5 Salvare sau se renunta folosind functia F4 Abandon.

Daca informatia este salvata, in tabelul din stanga jos, se observa cum rata lunara de amortizare se schimba incepand cu data la care intra in vigoare reevaluarea.

Aplicatia nu face automat nota contabila pentru acest gen de operatie.

Transfer – modificare colectiv sau angajat

Se selecteaza mijlocului fix dorit si se apeleaza functia F3 Modificare, se apeleaza functia F2 adaugare rand si se selecteaza operatia Transfer

Apare o fereastra in care se completeaza

• numarul si data documentului de transfer
• colectivul si / sau angajatul la care se face transferul

Se salveaza informatia prin intermediul functiei F5 Salvare sau se renunta folosind functia F4 Abandon.

Nedeductibilitate

Pentru declararea unui mijloc fix ca fiind nedeductibil se apeleaza functia F2 adaugare rand si se selecteaza operatia Amortizare - nedeductibilitate

Apare o fereastra in care se completeaza

• numarul si data documentului conform caruia se efectueaza operatia
• data de inceput si data de sfarsit a perioadei de nedeductibilitate
• nu deduc - procent de nedeductibilitate, selectie din lista

Se salveaza informatia prin intermediul functiei F5 Salvare sau se renunta folosind functia F4 Abandon.

Nota contabila de amortizare

Nota contabila pentru amortizare se genereaza automat daca a fost selectata optiunea automat in Setari / Contare - Nota contabila pentru amortizare. Se completeaza, eventual, si data de inceput pentru nota contabila de amortizare.

Vizualizare notei contabile de amortizare se realizeaza din fereastra Contabilitate / Note contabile.

Se apeleaza functia F12 Cautare, se selecteaza Amortizare din lista afisata la Tip document si se completeaza, eventual, perioada sau data incepand cu care se doreste selectarea notelor contabile de amortizare.

Se apeleaza functia F7 Actualizare.

Informatiile care satisfac criteriul de cautare sunt afisate in tabelul din pagina.

Listarea informatiilor

Listarea se face prin apelarea functiei F9 Listare.

Apare o fereastra din care se poate selecta raportul pentru tipul de informatii dorit.

Consultarea defalcarii amortizarii

In tabelul Defalcare amortizare sunt afisate perioadele De la si Pana la, rata de amortizare lunara, valoarea ramasa De amortizat, Amort.ant., numarul de Luni si Observatii. Sunt disponibile si rubricile Nu deduc/luna, Amort. in luna si Deduc/luna.

Modificari precum Reevaluare, Durata amortizare si Conservare pot determina recalcularea repartizarii amortizarii. Operatiile de deductibilitate actualizeaza informatiile specifice pentru lunile selectate. Verificati defalcarea dupa fiecare operatie si urmariti corectitudinea datei de intrare in vigoare.

Luna iesirii din evidenta

La inregistrarea iesirii, istoricul pastreaza numarul si data documentului, tipul operatiei si legatura cu documentul sursa. Data de inceput a operatiei este prima zi din luna documentului.

Perioadele din Defalcare amortizare sunt marcate ca iesite incepand cu luna documentului, inclusiv acea luna. De exemplu, o iesire documentata in octombrie marcheaza perioadele din octombrie si lunile urmatoare. Verificati data documentului si defalcarea dupa salvare.

Procedura diferentiaza operatii precum vanzarea, casarea, novatia, concesionarea, scoaterea mijlocului fix necorporal, scoaterea conform anexei facturii si predarea-primirea. Tipul de proces-verbal trebuie sa corespunda operatiei documentate; daca aplicatia nu poate stabili tipul, iesirea este refuzata.

Istoricul operatiilor

In istoricul unui mijloc fix sunt afisate Data doc., Nr.doc, Operatie, Valoare, Data inceput, Data sfarsit, Ani, Explicatie, User, Data tranzactie, NuDeduc% si Deduc, dupa caz.

Pentru detalii despre completare consultati Reevaluare, Durata amortizare, Conservare, Amortizare deductibila si Amortizare nedeductibila.