Manual:Integrat/Articole/Catalog articole/Editare

Setari , Tutoriale

Informatia este organizata pe mai multe pagini: o pagina care contine informatiile generale despre articol si alte pagini cu informatii grupate pe urmatoarele tematici: Caracteristici, Compozitie, Echivalente, Utilizari, Livrare, Accize, Garantie, D394, Preturi, Site, RetuRO-SGR.

Pagina cu informatii grupate pe tematica afisata implicit in fereastra se poate seta selectand pagina dorita in rubrica Pagina activa din Setari / Articole.

Prin intermediul acestei ferestre se adauga, modifica sau sterg datele despre un articol.

Generale

Introducerea unui articol se realizeaza in doua moduri prin

• apelarea functiei F2 Adaugare
• pozitionarea pe un articol asemanator cu cel care se doreste sa fie adaugat si apelarea functiei F6 Copiere articol

Modificarea sau stergerea unui articol se face prin selectarea lui din lista si apelarea functiei F3 Modificare, respectiv F8 Stergere

Stergerea unui articol este posibila numai daca acesta nu apare in nici un document de intrare aferent gestiunii.

Generare automata a codurilor

Codul se poate genera automat daca se bifeaza macar una dintre rubricile din Setari - Articole

• articol normal si se completeaza si Numar de caractere articol normal
• articol cantaribil si se completeaza si Numar de caractere articol cantaribil
• articol de tip shortcut si se completeaza si Numar de caractere articol de tip shortcut

Articolele cantaribile si cele de tip shortcut au sens doar daca vanzarea se face folosind un cantar electronic atasat la calculator care comunica cu aplicatia.
In functie de tipul de cantar folosit este posibil sa fie necesar sa se genereze un cod de bare pentru articolele cantaribile care se genereaza automat daca apeleaza functia F6 Generare cod bare.

La adaugarea unui articol, daca au fost bifate macar doua dintre rubricile de mai sus, apare o fereastra de dialog in care se solicita selectarea tipului de articol care se adauga.

Codul se mai poate genera automat daca

• se bifeaza rubrica Se folosesc coduri de bare
• se bifeaza rubrica Generare automata cod bare la adaugare
• se completeaza rubrica Inceput cod bare
• se bifeaza rubrica Codul articolului este identic cu codul de bara

Cele doua tipuri de generare automata a codului nu pot fi folosite simultan.

Modificarea codului

Se poate modifica un cod daca nu se bifeaza rubrica Nu se modifica codul de articol.

Modificarea unui cod de articol se propaga in toate informatiile din baza de date care se refera la respectivul articol: documente de achizitie / vanzare, liste de pret, etc.

Coduri de bare

Codul de bare al unui articol se poate completa doar daca

• se bifeaza rubrica Se folosesc coduri de bare din Setari - Articole

Codul de bare se poate genera automat daca

• se bifeaza rubrica Se folosesc coduri de bare
• se bifeaza rubrica Generare automata cod bare la adaugare
• se completeaza rubrica Inceput cod bare

Codul de bare S (suplimentar) se poate poate completa daca

• se bifeaza rubrica Se foloseste codul de bare suplimentar (bax / cutii)

Vezi si functiile

• F6 Generare cod bare
• F7 Verificare cod bare

Date de identificare

Datele care se completeaza pentru un articol sunt

• Cod - obligatoriu, maxim 20 caractere (vezi si Generare automata a codurilor)
• UM - obligatoriu, selectie din catalogul de Unitati de masura
• Cod de bare si tip cod bare (vezi si Coduri de bare)
• Cod bare S (secundar) si tip cod bare (vezi si Coduri de bare)
• Denumire - obligatoriu, maxim 100 caractere
• alte doua rubrici pentru Denumire - pot fi folosite pentru detalii suplimentare sau pentru traducerea denumirii in alta limba

Aplicatia furnizeaza cateva rapoarte in care aceste denumiri sunt prezente.

• Grupa - se selecteaza din catalogul de Grupe de articole

La selectarea grupei se incarca automat si eventualele caracteristici declarate la grupa selectata.
Completarea valorilor caracteristicilor se face in pagina Caracteristici.

• Perisabilitati - se selecteaza din catalogul de Perisabilitati

La salvarea unui articol nou, daca nu este completata, e incarca automat de la nivelul grupei.

• Sortiment - se selecteaza din catalogul de Sortimente
• Sezon - se selecteaza din catalogul de Sezoane
• Brand - se selecteaza din catalogul de Branduri
• Cont - obligatoriu, se selecteaza din catalogul de Plan de conturi (vezi si Observatii - cont contabil)
• Nestocat - aceasta rubrica este implicit nebifata, permitand declararea unui articol stocat

Bifarea acestei rubrici permite declararea unui articol de tip nestocat.
Articolele pot si astfel definite ca stocate sau nestocate.

Stocate

Articolele stocate sunt cele pentru care se doreste urmarirea gestiunii stocurilor, cum ar fi

• obtinerea unei fise de magazie
• interogarea privind stocul respectivului articol
• generarea unui necesar de aprovizionare tinand cont de vanzarile dintr-o anumita perioada si de informatiile despre stoc minim, stoc maxim, etc (vezi si Comenzi furnizori - functia F11 Necesar)

Se pot completa informatii despre

• KG/ UM - aceasta informatie este utila pentru pentru calculul greutatii in documentele de intrare-iesire
• In Bax - reprezinta formatul de ambalare, numarul de articole care intra intr-un bax
• Baxuri / palet - numarul de baxuri care poate fi incarcat intr-un palet; informatia este utila daca se folosesc optiunile din meniul Gestiune
  • Pregatire si receptie
  • Pregatire si livrare
• Zile valabilitate
• Cantitate minima comanda client - completarea acestei rubrici nu permite salvarea unei operatii de iesire (comanda sau vanzare) cu o cantitate sub cea considerata minima
• UM alternativa (ex L/KG, etc) - se selecteaza din lista de unitati de masura; in acest caz se mai pot completa informatii despre
  • Cantitate (UM alternativa)
  • Pret principal (UM alternativa) - selectie din lista (Da / Nu)
• Lungime, Latime, Inaltime
• Stoc minim, Stoc maxim, Stoc optim, Zile stoc minim - completarea acestor informatii este utila daca se foloseste generarea comenzilor pornind de la necesar

Aceste informatii se declara prin intermediul ferestrei Stocuri minime - gestiuni in cazul in care valorile lor difera pentru fiecare gestiune in parte.

• Contul implicit pentru consum, Contul implicit pentru cheltuiala

Completarea acestor rubrici este utila in cazul articolelor pentru care se emit bonuri de consum. Informatia este preluata automat si nu mai necesita completarea manuala. Conturile de consum si cheltuiala se regasesc in nota contabila generata pentru bonul de consum.

• Ecotaxabil, Pret cu TVA / UM - in cazul articolelor pentru care se percepe o ecotaxa se bifeaza rubrica Ecotaxabil si se completeaza rubrica Pret cu TVA / UM

Articole compuse

Articolele compuse sunt o subclasa a articolelor stocate si sunt rezultatul utilizarii mai multor articole din catalog pentru realizarea lor.

Pentru un astfel de articol

• se bifeaza rubrica Articol compus
• se completeaza rubrica Consumurile din fisa tehnologica sunt pentru cu numarul de produse rezultate conform fisei tehnologice

Articolele care intra in componenta unui articol compus trebuie sa fie declarate prin intermediul functiei F11 Fisa tehnologica.

Generarea intrarilor in gestiune se face prin intermediul optiunii Rapoarte de productie din meniul Gestiune.

Bifarea rubricii Lansare automata in productie pentru produsele compuse din Setari - Clienti are ca efect lansarea automata in productie pentru cantitatea care nu exista in stoc la momentul vanzarii.

Articole cu dubla utilizare

Prin produse cu dubla utilizare se inteleg acele produse si tehnologii care au in mod normal utilizari civile, insa, datorita caracteristicilor lor, pot avea aplicatii militare sau pot contribui la dezvoltarea si producerea armelor de distrugere in masa.

In aceasta categorie intra inclusiv software si tehnologii, comenzi numerice, etc (lista este inclusa in anexele Regulamentului (CE) nr. 428/2009 al Consiliului European)
Exportul, transferul, serviciile de intermediere și tranzitul de produse cu dublă utilizare este supus controlului conform Regulamentului (CE) NR. 428/2009 al Consiliului din 5 mai 2009.

Pentru articolele din aceasta categorie se pot completa informatii despre

• Evidenta pe serii - bifarea acestei rubrici are ca efect obligativitatea completarii seriei si numarului de serii
• Licenta - bifarea acestei rubrici are ca efect obligativitatea completarii seriei si numarului de licente
• Dubla utilizare - bifarea acestei rubrici stabileste ca articolul are dubla utilizare

Pentru ca sa se poata completa efectiv informatiile despre serii si licente este necesara si bifarea urmatoarelor rubrici din Setari - Lotizare

• Activare sistem lotizare interna
• Activare sistem urmarire serii

Nestocate

Articolele nestocate sunt cele pentru care nu se doreste urmarirea gestiunii stocurilor, cum ar fi

• Cheltuieli cu transport, Cheltuieli in avans, Discount, Penalizari, Taxa mediu, etc
• Servicii
• Licente utilizate pentru firma (sistem de operare, antivirus, etc) care sunt preluate in Mijloace fixe pentru calculul amortizarii

Un articol nestocat se poate folosi in tranzactii care se refera la

• achizitii - bifarea acestei rubrici are ca efect prezentarea lui in lista de articole nestocate selectabile la momentul completarii unui document de intrare
• vanzari - bifarea acestei rubrici are ca efect prezentarea lui in lista de articole nestocate selectabile la momentul completarii unui document de vanzare

Este util sa se bifeze si rubrica Separare articole nestocate in Intrari/Iesiri.

Se evita astfel
  - selectarea altui articol decat cel dorit in cazul in care articolele nu au o denumire explicita
  - generarea unei note contabile eronate
  Exemplu: Discount (acordat de furnizor) si Discount (client) sunt incadrate in conturi contabile diferite

Pentru un articol nestocat se mai pot completa si rubricile

• Procent - completarea acestei rubrici permite adaugarea unor randuri in documente care isi calculeaza implicit valoarea ca procent din suma tuturor valorilor introduse anterior in document

Pentru un astfel de articol nu se calculeaza TVA. (Exemplu: taxa de mediu)

• Nu deduc - completarea acestei rubrici are ca efect evidentierea valorii nededuse in nota contabila aferenta documentului

Valorile admise sunt 0, 50, 100.

Articole contractabile

Articolele contractabile sunt o subclasa a articolelor nestocate.

Pentru un astfel de articol

• se bifeaza rubrica Contractabil

Se mai pot completa informatiile

• Inchiriere spatiu - se bifeaza daca firma are ca obiect de activitate si inchirierea de spatii

In acest caz se completeaza si rubrica Suprafata - este folosita la calcularea valorii si este afisata pe factura.

• Abonament lunar, Update sau Asistenta - bifarea uneia dintre aceste rubrici se face in cazul articolelor de tip servicii

In cazul in care articolul este incadrat intr-un cont contabil din clasa Cheltuiele sau venituri in avans trebuie sa se completeze si una dintre rubricile

• Cont cheltuiala - selectare din planul de conturi
• Cont venit - selectare din planul de conturi

Vezi si Observatii - cont contabil.

Observatii - cont contabil

Contul contabil declarat la nivelul articolului este folosit la generarea notelor contabile.

Daca articolul este incadrat in

• contul contabil 472 - se poate bifa rubrica Inchiderea contul de venituri inregistrate in avans (472) din Setari - Contabilitate
  • bifarea acestei rubrici are ca efect trecerea "Veniturilor inregistrate in avans" pe venituri, operatie care se realizeaza in mod automat la fiecare sfarsit de luna
• contul contabil 471 - se poate bifa rubrica Inchiderea contul de cheltuieli inregistrate in avans (471) din Setari - Contabilitate
  • bifarea acestei rubrici are ca efect trecerea "Cheltuielilor inregistrate in avans" pe cheltuieli, operatie care se realizeaza in mod automat la fiecare sfarsit de luna

Informatii suplimentare

Producator, Furnizor

Rubricile Producator si Furnizor se completeaza prin selectare din Catalogul de terti.

Pentru vizualizarea tuturor articolelor care au un anumit producator sau furnizor se selecteaza optiunea Articole - navigare din meniul Articole.

Descriere, Locatie

Rubrica Descriere se completeaza cu informatii care sunt afisate in anumite rapoarte de tip etichete, etc.

Rubrica Locatie - se poate completa cu o codificare interna pentru locatiile unde se regasesc fizic articolele. Informatia este listata in anumite rapoarte.

Imagini

Apasand acest buton apare o fereastra prin intermediul careia se poate scana articolul pentru obtinerea de imagini care ii sunt atasate.

Scanarea se face apasand butonul Imagine 1, respectiv Imagine 2 pentru o a doua poza a articolului.

Daca a fost declarat un director in rubrica adresa director imagini din Setari - Articole, salvarea imaginilor se face in acest director.

In caz contrar, salvarea imaginilor se efectueaza in subdirectorul "Imagini" din directorul firmei.

Aceste imagini

• se listeaza in anumite cataloage de articole
• se exporta catre site in cazul in care se utilizeaza sistemul de management pentru magazine online OpenCart

Vezi si optiunea Imagini din meniul Articole.

Cod vamal

Alocarea unui cod vamal

• este obligatorie daca se genereaza Declaratia Intrastat prin intermediul aplicatiei

Este suficient sa se completeze codul vamal pentru articolele care fac obiectul activitatilor de import - export

• se completeaza selectand din catalogul de Incadrari vamale - Intrastat

Gestiunea (pt. lista de preturi de vanzare)

Se completeaza daca se doreste sa se stabileasca o anumita gestiune pentru lista de preturi de vanzare (vezi si Preturi de vanzare - Listare articole fara pret.

Rubrica Pret de vanzare cu TVA este completata in cazul in care a fost declarat un pret de vanzare in lista de preturi a gestiunii delectate.

Bonus agenti, termen de expirare

Rubrica Bonus agenti - se completeaza cu procentul de bonus pe care il primeste un agent la vanzarea acestui articol.

Se completeaza numai in cazul in care se acorda bonus pentru vanzarea acestui articol.

Bifarea rubricii Termen de expirare are ca efect verificarea completarii datei de expirare a lotului la momentul introducerii documentelor de achizitiei.

Se verifica numai daca s-a bifat rubrica Achizitii din Setari - Lotizare.

Taxare inversa

Rubrica Taxare inversa se bifeaza in cazul articolelor care sunt supuse taxarii inverse.

Implicit, aceasta informatie este preluata automat la introducerea unor documente de intrare care se refera la articole care sunt declarate cu taxare inversa.

Informatia nu este preluata automat la introducerea unor documente de intrare care se refera la articole care sunt declarate cu taxare inversa daca

• s-a bifat rubrica Nu se accepta taxare inversa din Setari - Furnizori
• s-a bifat rubrica Nu se incarca automat taxarea inversa stabilita la nivel articol din Setari - Avize furnizori (import), respectiv Setari - Facturi furnizori (import)

%TVA redus

Se completeaza doar pentru articolele cu TVA redus.

Se bifeaza rubrica %TVA redus achizitie si, in rubrica alaturata, se completeaza procentul de TVA.

Operatia de bifare sau debifare a rubricii %TVA redus achizitie se propaga automat si la rubrica %TVA redus vanzare care este inactiva.

Se poate declara %TVA redus vanzare diferit de cel de achizitie doar daca se bifeaza optiunea Se accepta %TVA redus diferit intre achizitie si vanzare din Setari - Articole.

Inactiv

Bifarea rubricii Inactiv (intrari) are ca efect eliminarea acestui articol din listele de selectie de articole pentru documentele de intrare in gestiune.

Bifarea rubricii Inactiv (iesiri) are ca efect eliminarea acestui articol din listele de selectie de articole pentru documentele de iesire din gestiune.

EDI - ce informatii devin obligatorii

In cazul in care transmiterea comenzilor, avizelor si a facturilor pentru acest partener se face prin intermediul modulului EDI, este obligatorie completarea informatiilor despre

• Cod de bare

Functii

F6 Copiere articol

Aceasta functie este disponibila doar in cazul in care fereastra este in mod vizualizare.

Daca nu s-a bifat rubrica Generare automata coduri de articole - articol normal apare o fereastra in care se completeaza codul noului articol si se finalizeaza apeland functia F5 Salvare sau apasand butonul Salvare.

Abandonarea actiunii de copiere se face apeland functia F4 Abandon sau apasand butonul Abandon.

In cazul in care rubrica Generare automata coduri de articole - articol normal a fost bifata, codul pentru noul articol se genereaza automat.

Se genereaza automat un articol cu codul nou si informatii identice cu cele ale articolului copiat iar fereastra este in mod editare pentru a permite efectuarea de modificari.

La copiere nu se preiau decat Date de identificare si Informatii suplimentare.
In cazul in care articolul este Compus, se preia si Fisa tehnologica (vezi si F11 Fisa tehnologica).

F7 Verificare cod bare

Aceasta functie este disponibila doar in cazul in care fereastra este in mod vizualizare.

Apelarea acestei functii lanseaza o procedura care verifica corectitudinea tuturor codurilor de bare introduse in catalogul de articole.

F11 Fisa tehnologica

Aceasta functie este disponibila doar daca

• fereastra este in mod vizualizare
• s-a bifat rubrica Articol compus

Apelarea acestei functii are ca efect aparitia unei ferestre pentru declararea fisei tehnologice a articolului.

Adaugarea unui articol component se realizeaza prin intermediul functiei F2 adaugare rand.

Modificarea unui articol component se realizeaza pozitionarea cursorului pe articolul care se modifica si apelarea functiei F3 modificare rand.

Stergerea unui articol component se realizeaza pozitionarea cursorului pe articolul care se modifica si apelarea functiei F8 sttergere rand.

In cazul adaugarii sau modificarii apare o fereastra in care se completeaza

• codul articolului component - obligatoriu, se selecteaza din catalogul de articole
• Ordine - eventual, reprezinta ordinea articolului component in realizarea produsului compus
• Consum - obligatoriu, cantitatea utilizata din articolul component necesara pentru realizarea articolului compus
• Consumul final se va rotunji la intreg ? - lista cu valori Da sau Nu

Exemplu in care raspunsul este Da: produs de patiserie pentru care se foloseste si ou - evident ca nu se poate scoate din gestiune o subdiviziune a oului.

• Cont consum - obligatoriu, se selecteaza din planul de conturi contul in care se inregistreaza consumul efectuat pentru realizarea articolului compus
• Cont cheltuiala - obligatoriu, se selecteaza din planul de conturi contul in care se inregistreaza cheltuiala pentru realizarea articolului compus

F6 Generare cod bare

Aceasta functie este disponibila doar daca

• fereastra este in mod editare
• a fost bifata rubrica Generare automata cod bare la adaugare
• s-a completat rubrica Inceput cod bare

Apelarea acestei functii are ca efect generarea automata a unui cod de bare pentru articol.

F11 Modific pret

Aceasta functie este disponibila doar in cazul in care fereastra este in mod editare si daca

• s-a completat rubrica Gestiunea (pt. lista de preturi de vanzare)
• s-a bifat optiunea Se accepta modificarea pretului de vanzare din Setari - Articole

Apelarea acestei functii are ca efect aparitia unei ferestre in care se afiseaza pretul actual si se poate completa rubrica Pret nou.

Salvarea modificarii de pret se realizeaza folosind functia F5 Salvare sau apasand butonul Salvare.

Salvarea are ca efect modificarea pretului de vanzare existent in lista de preturi de vanzare cu noul pret.
In cazul in care in lista de preturi de vanzare nu era declarat un pret de vanzare pentru acest articol se adauga informatia la lista.

Renuntarea la modificarea de pret se realizeaza folosind functia F4 Abandon sau apasand butonul Abandon.

Link-uri

Stocuri gestiuni

Apasarea acestui buton are ca efect apelarea unei ferestre care prezinta urmatoarele informatii

• in partea de sus
  • Cod, Denumire, Stoc total
• in partea de jos, intr-un tabel, pentru fiecare gestiune in care exista stoc
  • Cod, Denumire, Gestiune si Stoc

La apelarea ferestrei, informatiile afisate se refera la articolul din catalog.

Pentru obtinerea informatiilor despre alt articol se completeaza codul sau denumirea articolului dorit si se apeleaza F7 Actualizare.

Stoc detaliat

Apasarea acestui buton are ca efect apelarea unei ferestre care prezinta urmatoarele informatii

• stocuri detaliate pe intrari si gestiuni - stoc, pret achizitie, pret vanzare, data document, gestiune, date despre lot
• rezervari defalcate pe gestiuni

Fisa de magazie

Apasarea acestui buton are ca efect apelarea ferestrei Fisa de magazie.

Informatia prezentata se refera la articolul din catalog.

Perioada pentru care se afiseaza informatii este intre prima zi a lunii de contabilitate deschisa si ultima zi pentru care se accepta introducerea de documente.

Listare

Informatii aferente catalogului de articole pot fi listate apeland functia F9 Listare.

Apare o fereastra din care se selecteaza raportul dorit

Etichete

Listarea etichetelor pentru articolul selectat se realizeaza:

• apasand butonul Etichete si selectand Raportul dorit.

In acest caz nu se specifica gestiunea pentru lista de preturi de vanzare si pe eticheta nu se listeaza pretul.

• apasand stanga de mouse pe eticheta Cod bare care apeleaza fereastra Etichete articole