Manual:Integrat/Gestiune/Furnizori/Facturi furnizori/Editare

Prezentare

Pagina Editare este folosita pentru introducerea, consultarea si modificarea facturilor de furnizori. Operatiile permise depind de starea documentului si de drepturile utilizatorului.

Rubrici principale

Rubricile disponibile includ:

• Numar, Seria si Data documentului;
• Furnizor - tertul care a emis factura. Pentru cautare si selectare, consultati Catalog terti - Cautare. Pentru adaugarea sau modificarea datelor furnizorului, consultati Catalog terti.
• Punct - punctul de lucru al furnizorului aferent documentului. Pentru alegerea lui, consultati Selectarea punctului de lucru. Declararea si modificarea punctelor sunt descrise la Puncte de lucru ale tertului.
• ID furnizor - identificatorul folosit in relatia cu furnizorul; vezi Identificare furnizor.
• Gestiune - gestiunea aferenta documentului; vezi Gestiuni - Cautare.
• T/I/E - tara, intracomunitar, extracomunitar;
• Nr. CMD si Nr. Ref.;
• Nr. NIR - completarea manuala este disponibila numai daca este activata optiunea generala Numar de NIR manual;
• Scadenta, Termen plata (zile) si Plata - informatii privind plata facturii. Pentru conditiile declarate in catalog, vezi Termen de plata si Modalitatea de plata.
• Explicatie.

Disponibilitatea si completarea rubricilor pot depinde de tipul documentului si de setarile aplicatiei.

Completarea si modificarea antetului

• Termen plata (zile) - modificarea sa recalculeaza scadenta pornind de la data facturii.
• Scadenta - modificarea datei scadentei recalculeaza termenul de plata.
• Data - schimbarea datei in regim de editare declanseaza actualizarea informatiilor privind TVA la incasare, potrivit clasei documentului.

Eticheta Tip document din antet este interactiva in regim de modificare. La alegerea unui alt tip de document, aplicatia solicita mai intai salvarea modificarilor curente si deschide selectorul tipurilor de document.

Schimbarea tipului poate recalcula sau modifica informatiile din fereastra Speciale:

• Bon fiscal;
• Factura simplificata;
• CUI pe document;
• Autoemis;
• Emis de dvs. in numele furnizorului;
• Custodie.

Inainte de confirmare, aplicatia avertizeaza utilizatorul asupra acestor modificari. Dupa schimbarea tipului, daca salvarea reuseste, noul tip se aplica si pozitiilor facturii.

Verificari la salvare si schimbarea datelor

La salvare sunt obligatorii Data, Furnizor, Gestiune si incadrarea T/I/E. Numar trebuie completat daca nu este activa numerotarea la salvare. Se verifica si drepturile utilizatorului asupra furnizorului si gestiunii.

Gestiunea se alege inaintea introducerii pozitiilor; selectarea ei prin rubrica din antet este blocata dupa ce factura are miscari inregistrate.

Scadenta este recalculata la salvare din data documentului si termenul de plata. Daca rezultatul este anterior datei facturii, aplicatia cere confirmare; refuzul opreste salvarea.

Schimbarea datei unei facturi existente este supusa perioadei de lucru si verificarilor documentelor asociate. Data nu poate fi mutata dupa data celei mai vechi stornari sau inchideri de aviz care se refera la miscarile documentului. Daca factura are repartizari pe documente dintr-o perioada contabila inchisa, modificarea datei poate fi refuzata.

Schimbarea furnizorului sau a punctului de lucru declanseaza verificari suplimentare asupra legaturilor existente. Modificarea unei rubrici din antet nu garanteaza ca salvarea noilor date va fi acceptata.

Regim vizualizare - operatii asupra documentului

In acest regim, functiile actioneaza asupra facturii in ansamblu. Adaugarea, modificarea, validarea, devalidarea sau stergerea documentului sunt permise numai atunci cand starea si regulile aplicatiei le accepta. Pentru rolul tastelor functionale consultati Functii.

Validarea si preturile de catalog

In regim de vizualizare, F7 are functia Validare sau Devalidare, dupa starea facturii. Dreptul de validare si dreptul de devalidare sunt verificate separat; disponibilitatea functiei ramane supusa regulilor documentului.

Daca factura contine pozitii de stoc cu cantitate pozitiva si este activa actualizarea preturilor de catalog la validare, programul solicita confirmarea actualizarii. Pot fi modificate preturile de vanzare si cota TVA din catalogul de preturi asociat gestiunii, pe baza pozitiilor eligibile ale facturii. Verificati preturile inainte de confirmare.

Daca refuzati actualizarea preturilor, aplicatia solicita o a doua confirmare pentru continuarea fara actualizare. Refuzul acestei confirmari opreste validarea. Efectul de actualizare a preturilor descris aici apartine validarii, nu devalidarii. Optiunile aferente sunt descrise la Setari furnizori.

Stergerea si documentele asociate

Stergerea sau anularea poate fi oprita de referinte contabile, documente care inchid factura, alte legaturi ori un transport asociat. Faptul ca functia este disponibila nu garanteaza finalizarea operatiei.

Pentru o factura legata de o factura primita prin ANAF/e-Factura furnizori, programul cere confirmare suplimentara. La stergerea reusita, legatura cu documentul primit este eliminata, iar acesta este marcat din nou ca neprelucrat si nearhivat. Daca inregistrarea asociata nu poate fi blocata pentru actualizare, stergerea facturii este abandonata.

Regim editare - operatii asupra pozitiilor

Pentru a introduce un articol intr-o factura, deschideti documentul si intrati in regimul de modificare, daca operatia este permisa.

• Apasati Adaugare in zona tabelului de articole si servicii.
• Alegeti fereastra de introducere a pozitiei corespunzatoare tipului de articol sau operatiei dorite.
• Completati rubricile pozitiei, apoi confirmati salvarea acesteia si a facturii.

Ferestrele de introducere a pozitiilor sunt prezentate la Tipuri de miscari. Alegerea si disponibilitatea lor depind de tipul documentului, de configuratie si de drepturile utilizatorului.

Atentie! Stergerea intregii facturi si stergerea unei pozitii sunt operatii distincte. Verificati regimul de lucru si denumirea functiei inainte de confirmare.

Important: confirmarea unei pozitii este distincta de salvarea si validarea intregii facturi. Modificarea si stergerea unei pozitii sunt operatii distincte de cele asupra documentului.

Stergerea unei pozitii si a grupurilor

Pentru stergerea unei pozitii, lucrati in regim de modificare si dezactivati vederea Cumulat. Aplicatia incearca mai intai salvarea modificarilor curente; daca aceasta nu reuseste, operatia asupra pozitiei nu continua.

O componenta a unui grup poate fi stearsa separat numai daca este activata optiunea corespunzatoare din Setari furnizori. In acest caz se cere confirmare explicita pentru stergerea numai a componentei. Daca optiunea nu permite stergerea separata, programul cere folosirea articolului principal.

Stergerea articolului principal include si componentele legate de acesta. Sunt aplicate verificarile fiecarei miscari; daca stergerea grupului sau actualizarile necesare nu reusesc, operatia este anulata. Verificati grupul si pozitia curenta inainte de confirmare.

Tabelul de pozitii si informatii calculate

In tabelul de pozitii se regasesc informatii precum:

• Cod, Denumire si U.M. - vezi Selectarea articolului dupa cod, Selectarea articolului dupa denumire si Unitatea de masura;
• Cantitate si Pret ach.;
• Valoare ach., %TVA, TVA si Total;
• informatii privind adaosul, pretul de vanzare si pretul de intrare, atunci cand sunt aplicabile;
• informatii suplimentare despre loturi, serii sau clasificari, atunci cand sunt utilizate.

Butonul Adaugare permite introducerea de pozitii, in conditiile stabilite de document si de drepturile utilizatorului.

Filtrele TVA pentru pozitiile afisate

Cand sunt disponibile, optiunile numai taxare inversa si numai TVA la incasare restrang randurile vizibile la pozitiile cu regimul respectiv. Se exclud reciproc: activarea uneia o debifeaza pe cealalta. Debifarea filtrului afiseaza din nou toate pozitiile. Filtrarea nu modifica regimul TVA sau valorile salvate ale pozitiilor.

Totalurile documentului

In partea de jos a ferestrei sunt prezentate rubricile Valoare, TVA si Total.

Achitari

Rubricile Achitat si De achitat prezinta situatia platii facturii. In aceasta fereastra, eticheta Achitat* permite consultarea informatiilor despre achitari.

Informatii specifice facturii

Fereastra poate afisa si Taxare inversa, TVA la incasare si Valoare repartizata. Pentru repartizarea transportului sau a discountului, consultati ferestrele aferente din sectiunea Tipuri de miscari.

Listare si operatii suplimentare

• Speciale deschide optiunile suplimentare disponibile pentru document.
• Listare NIR permite listarea notei de intrare-receptie, cand operatia este disponibila.
• Listare etichete permite listarea etichetelor, cand operatia este disponibila.
• Cumulat permite vizualizarea cumulata a pozitiilor, acolo unde este aplicabil.

• Speciale - in regim de modificare, aplica mai intai salvarea modificarilor curente, apoi deschide fereastra Speciale pentru modificare; in regim de vizualizare, o deschide pentru consultare.
• Listare NIR - pregateste nota de intrare-receptie si deschide raportul aferent.
• Listare etichete - deschide fereastra pentru listarea etichetelor articolelor.
• Cumulat - afiseaza o vedere rezumata, obtinuta prin gruparea miscarilor dupa articol, cota TVA, inchideri si stornari. Vederea cumulata nu inseamna comasarea fizica a pozitiilor.
• Vizualizare coduri partener - modifica informatiile de identificare afisate pentru articole, fara a modifica codurile proprii inregistrate.
• Acest numar exista deja declarat la acest furnizor* - indicator de posibila dublura; clic pe avertizare permite identificarea si deschiderea altui document.
• Conform BF - cand exista o legatura cu un bon fiscal sau cu o factura conform bonului fiscal, clic pe indicator permite deschiderea documentului asociat.

Listare NIR si Listare etichete sunt disponibile pentru un document validat sau anulat ori, pentru un document nevalidat, daca este activa optiunea Permite listarea documentelor nevalidate. Un furnizor marcat Inactiv sau Blocat impiedica aceste operatii indiferent de bifa. Celelalte conditii ale operatiunii raman aplicabile.

Transmitere si integrare electronica

• EDI - deschide EDI - Import facturi, pentru prelucrarea electronica a facturilor.
• Import din XLS - poate functiona diferit in functie de regimul de editare: in timpul editarii se foloseste importul in factura curenta din fisierul XLSX pregatit pentru import din directorul de import; in regim de vizualizare se apeleaza importul general sau importul facturilor nestinse, in functie de configuratie.
• Importul in factura curenta verifica gestiunea si articolele. Cand fisierul contine cantitati negative, utilizatorul poate alege preluarea sau excluderea stornarilor.

Operatiile de import si prelucrare electronica sunt distincte de introducerea manuala a unei pozitii, iar disponibilitatea lor depinde de drepturi si de setari.

Importul pozitiilor in factura curenta

In regim de editare, Import din XLS incearca mai intai salvarea modificarilor curente. Daca salvarea nu reuseste, importul nu incepe.

Se foloseste fisierul AIF.xlsx din directorul de import configurat. Sunt prevazute coloanele Cod, CodGest, Cantitate, Valoare, pTVA si PretVCT; se citeste prima foaie a fisierului. Pot fi preluate si informatiile de lot, daca sunt completate in formatul acceptat.

Sunt pastrate pentru import numai randurile al caror CodGest corespunde codului gestiunii din factura curenta. Randurile altor gestiuni sunt excluse inaintea verificarilor si a confirmarii numarului de pozitii.

Articolul trebuie sa existe in catalog si sa fie stocat. Cantitatea nu poate fi zero, iar cantitatea si valoarea trebuie sa aiba semne compatibile. Pretul de vanzare cu TVA nu poate fi negativ; cantitatile fractionare sunt respinse pentru unitatile de masura care cer valori intregi.

Daca sunt gasite cantitati negative, puteti confirma includerea lor, le puteti exclude sau puteti abandona. La excludere sunt eliminate randurile cu cantitate mai mica sau egala cu zero ori cu valoare negativa. Daca verificarile pregatitoare identifica erori, aplicatia afiseaza randurile cu explicatii si opreste pornirea importului pana la corectarea datelor.

Importul adauga pozitii in factura curenta. Inainte de a relua operatia, verificati pozitiile deja existente si rezultatul executiei anterioare.

Informatii si etichete interactive

Daca factura are documente asociate, pot aparea etichetele Aceasta factura are nota credit* sau Aceasta factura are penalizari*. Selectarea etichetei permite consultarea documentelor aferente.

Pentru valorile implicite si optiunile de configurare, consultati Setari.

Tipuri de miscari

Urmatoarele ferestre introduc sau preiau pozitii in factura:

• 1. Stocuri
• 1. Stocuri (detail - nestocate)
• 1. Stocuri (detail)
• 2. Nestocate
• 3. Conturi
• 4. Stornari
• 5. Inchideri comenzi furnizori
• 5. Inchideri receptii furnizori - Mobile
• 6. Inchideri avize
• 6. Inchidere marfa in curs de aprovizionare (receptie marfa)
• 7. Repartizare transport sau discount primit pe document
• 8. Repartizare transport sau discount primit cu alt document
• 9. Discount intrari furnizor
• A. Cheltuieli in avans
• C. Acorduri comerciale - conditii - clienti
• D. Stornare diferente (nota de credit)
• F. Acorduri comerciale - conditii - furnizori
• M. Acorduri comerciale - penalizari
• P. Acorduri comerciale - puncte
• T. Inchidere transport
• Z. Penalizari de intarziere plati facturi

Ferestre asociate

Urmatoarele ferestre sunt distincte de introducerea obisnuita a unei pozitii:

• B. Factura conform bon fiscal - stabileste legatura cu un bon fiscal existent, fara adaugarea unor pozitii.
• Selectie transport sau discount
• Speciale
• Plata chitanta
• Plata CEC sau BO
• EDI - Import facturi

Navigare

• Cautare facturi furnizori
• Setari facturi furnizori
• Inapoi la Facturi furnizori