Manual:Integrat/Front office/Inchidere - inchidere zi
Optiunea Inchidere - inchidere zi permite verificarea operatiilor Front office aferente zilei selectate si lansarea transferului catre Gestiune si Contabilitate.
Important: transferul efectueaza modificari asupra documentelor si datelor de gestiune si contabilitate. Salvati lucrarile deschise, verificati documentele si efectuati o copie de siguranta inainte de executare.
Data inchiderii
In rubrica Data se selecteaza ziua pentru care se realizeaza verificarile si transferul. Aplicatia poate propune data celei mai vechi tranzactii validate, neanulate si inca netransferate.
Data trebuie sa fie completata, sa nu fie anterioara inceputului lunii contabile curente si sa nu depaseasca ziua curenta.
Situatii afisate
Fereastra cuprinde trei zone de verificare:
- Documente aferente perioadei (contabilitate) - centralizarea documentelor si incasarilor pentru data selectata.
- Documente netransferate (contabilitate) - documentele validate, dar care nu au fost inca transferate.
- Documente aferente perioadei (gestiune) - informatii despre operatiile de gestiune pregatite pentru transfer.
Centralizarile contabile prezinta, pe vanzator si tip de comanda, valori pentru Facturi, Bonuri, Cash, CEC, CARD, Cupon si Credit. Zona de gestiune poate prezenta tipul documentului, data, gestiunile implicate si numarul operatiilor.
Butonul Actualizare reface mai intai data propusa din cea mai veche tranzactie validata, neanulata si netransferata, apoi reincarca situatiile. Astfel, o data introdusa manual poate fi inlocuita. Verificati din nou rubrica Data dupa actualizare si inainte de transfer.
Verificari inainte de transfer
- Comenzi neinchise - prezinta comenzile nevalidate si neanulate, pana la data selectata.
- Comenzi anterioare lunii contabile - identifica documentele mai vechi care nu au fost transferate.
- Client diferit factura vs. bon fiscal - verifica diferentele dintre clientul facturii si cel al bonului fiscal, atunci cand aceasta restrictie este activata prin setari.
Aplicatia nu permite transferul daca exista documente validate, netransferate, dinaintea lunii contabile curente. Pentru tranzactiile nevalidate este afisat un avertisment si se solicita confirmarea continuarii. Aceasta verificare poate include tranzactii din alte zile, deoarece numararea avertismentului nu este limitata la data selectata.
Efectuarea inchiderii
- Apasati Actualizare, apoi verificati data propusa si situatiile afisate. Daca modificati manual data, tineti cont ca o noua actualizare o poate inlocui.
- Verificati centralizarile, comenzile neinchise si eventualele documente din lunile anterioare.
- Apasati Transfer din Front office catre Gestiune & Contabilitate.
- Cititi mesajul de confirmare si continuati numai daca situatia este corecta.
- Asteptati finalizarea procesarii si verificati mesajul rezultat.
- Actualizati situatiile pentru a controla documentele ramase netransferate.
In cadrul transferului pot fi prelucrate facturi, bonuri fiscale, stornari si documente anulate, precum si documente de gestiune si actualizari ale stocurilor si rezervarilor, dupa caz.
Atentie: daca apar erori, nu repetati transferul fara verificarea operatiilor deja efectuate. Pentru inchiderile care implica stocuri si inregistrari contabile, este recomandata verificarea de catre un utilizator autorizat.