Manual:Integrat/FAQ

Cele mai frecvente intrebari cu referire la aplicatia Integrat.STS le gasiti aici.

Daca aveti alte intrebari le puteti trimite la adresa de email avir@softteam.ro

Generale

Ce semnifica mesajul "Aceasta inregistrare nu face parte din intervalul pentru care se prelucreaza informatiile"?

Avertizarea atentioneaza faptul ca data introdusa nu face parte din intervalul stabilit prin intermediul ferestrei "Deschidere luna contabila" din meniul "Utile" pentru introducerea datelor.

Cum se poate adauga sau modifica o informatie in lista de selectie a unei rubrici cu cautare rapida?

In cazul in care informatia dorita nu se regaseste poate fi introdusa prin intermediul functiei Ctrl+F2 adaugare. Apare fereastra care permite introducerea datelor in catalogul respectiv.

Modificarea informatiei poate fi realizata prin intermediul functiei Ctrl+F3 Modificare. Apare fereastra care permite modificarea datelor in catalogul respectiv.

Cum selectez un set de informatii?

Selectarea unui set de informatii se face prin intermediul butoanelor de selectie existente in cadrul ferestrei.

Vezi si Butoane selectii.

Cum selectez modul in care se listeaza?

Selectati destinatia dorita: ecran, imprimanta, imprimanta fara dialog, , fisier HTML sau fisier PDF. In cazul in care destinatia este:

• "Imprimanta": selectati din lista de optiuni imprimanta pe care doriti sa listati. In cazul in care folositi frecvent aceasta imprimanta, bifati "Imprimanta implicita". Observatie. Optiunea "Imprimanta fara dialog" suprima aparitia ecranului in care puteti selecta numarul de pagini dorit sau numarul de exemplare. Este util cand nu doriti sa specificati un interval de pagini pe care doriti sa il listati.
• fisier HTML sau fisier PDF: puteti bifa "Deschide" (are ca efect si "listarea" pe ecran a listei dorite) si/sau "E-mail" (are ca efect aparitia ecranului in care puteti completa adresa de e-mail la care doriti sa expediati respectiva lista, etc. Pentru aceasta optiune vezi si Utile/Setari/Generale/E-mail, FTP, EDI)

Cum se genereaza o Declaratie?

In functie de setarile stabilite pentru declaratia respectiva in setari aceasta poate fi creata XML sau PDF (XDP). Daca in setari nu se completeaza nimic atunci se considera XML (vezi pagina Utile/Setari/Contabilitate/Declaratii).

Crearea declaratiei se realizeaza prin apasarea butonului:

• XML
  • Deschidere DUK - daca NU au fost completate rubricile Smart card si PIN; se deschide DUK integrator si se semneaza declaratia manual
  • Semnare DUK - daca au fost completate rubricile Smart card si PIN; se verifica si se semneaza automat declaratia apoi se deschide fisierul PDF rezultat

In cazul in care verificarea declaratiei esueaza se pot vizualiza erorile apasand butonul Raspuns DUK.

• se afiseaza un fisier TXT cu atentionarile/erorile constatate
  • erorile este obligatoriu sa fie rezolvate
  • unele atentionari nu necesita nici o modificare in datele care au contribuit la calculul salarial si, implicit, la generarea declaratiei

Ex: atentionare ca exista un angajat fara zile lucrate dar cu venit - corect in cazul in care salariatul se lichideaza cu data de 01 a lunii de salariu si i se platesc zile de concediu de odihna neefectuate

• PDF
  • Generare PDF - se creaza fisierul XDP si apoi se deschide fisierul PDF; la deschiderea fisierului PDF, atunci cand Adobe Reader cere acordul de incredere, raspunsul trebuie sa fie afirmativ; semnatura digitala se aplica manual in locul special din declaratie

Atentie! Fisierul PDF rezultat nu trebuie sa mai fie salvat. Cel mai probabil, la salvare, se invalideaza semnatura digitala si site-ul ANAF o sa considere declaratia ca fiind INVALIDA.

Salvare declaratie si e-mail

Indiferent de formatul in care se genereaza declaratia, ea poate fi salvata si, eventual, trimisa prin e-mail, astfel:

• se selecteaza Locatia de salvare - lista de optiuni posibile
• rubrica salvare sursa
  • se bifeaza daca se doreste salvarea sursei declaratiei (fisier XML sau XDS - in cazul generarii in format PDF)
  • nu se bifeaza daca se doreste declaratia in format final PDF
• se bifeaza rubrica E-mail daca se doreste ca salvarea sa fie transmisa prin e-mail

Bifarea rubricii salvare sursa este utila in cazul in care dispozitivul de semnatura digitala este disponibil doar pe alt calculator decat cel pe care se genereaza declaratia.

Ce este DUK

DUK Integrator este un soft pus la dispozitie de ANAF pentru verificarea unei declaratii in format XML, generarea fisierului PDF si semnarea lui.

Ca orice soft, uneori se modifica si este necesar sa se faca update-ul lui.

Daca exista modificari pentru declaratia pentru care faceti accesare a soft-ului DUK, apare intai o fereastra in care sunt prezentate:

• versiuni noi disponibile la declaratii deja existente
• declaratii neinstalate disponibile

Se apasa butonul >> acolo unde exista declaratii in dreptunghiul din dreapta si apoi se apasa butonul Download.

Salarii

Ce inseamna mesajul "Aveti deja un angajat cu acest CNP"?

Aplicatia nu permite declararea multipla a unui CNP.

Acest mesaj apare la apelarea functiei F2 Adaugare a unui nou angajat in doua cazuri:

• CNP-ul este incorect (nu exista o copie a actului original de identitate) si in firma exista un angajat cu acest CNP
• la revenirea unui angajat care a mai fost incadrat in firma

La aparitia acestui mesaj sunt prezentate si informatii despre numele angajatului cu acest CNP, data de incadrare si cea de expirare a contractului.

Sunteti intrebat daca "Doriti pozitionarea pe acest angajat?" Sunt trei raspusuri posibile:

• Nu - se revine in fereastra unde puteti sa introduceti un alt CNP
• Da - se face pozitionarea pe angajatul cu acest CNP
• Renunt - se abandoneaza adaugarea unui nou angajat

In cazul in care ati optat pentru pozitionare si este vorba de o revenire apelati functia F3 Modificare.

Sunteti intrebat daca vreti sa il reangajati. In cazul unui raspuns afirmativ, modificati datele de incadrare (Incadrat, Expira, Program, Salariu brut, etc)

Cum "sterg" un angajat pentru care am date in istorie?

Nu se poate sterge un angajat pentru care avem date in istorie, adica a fost prins intr-un stat de plata, a fost declarat vanzator, agent sau delegat pe un document de gestiune (factura de vanzare), etc.

In acest caz, apelati functia F3 Modificare si aveti doua optiuni:

• se completeaza rubrica "Lichidat" cu data la care expira raporturile de munca ale angajatului cu firma
• se completeaza rubrica "Intrerupere contract munca" cu data la care angajatul face intrerupere de contract de munca

Dupa deschiderea unei noi luni de salarii, angajatul respectiv devine automat inactiv.

Vezi si Cum ma influenteaza rubricile Lichidat sau Intrerupere contract de munca?

Cum ma influenteaza rubricile "Incadrat" sau "Revenire din intrerupere contract de munca"?

Daca un angajat are data de Incadrare sau Revenire din intrerupere contract de munca cuprinsa in luna pentru care se fac salariile:

• in momentul completarii acestei date, daca data este mai mare decat prima zi din luna pentru care se fac salariile si angajatul are dreptul la deducere la calculul impozitului, sunteti intrebat daca "Acordati deducere?".

Observatii

• Se completeaza automat numarul de zile absente (numarul de zile lucratoare incepand cu prima zi din luna pana la data de Incadrare sau Revenire din intrerupere contract de munca).

Cum ma influenteaza rubricile "Lichidat" sau "Intrerupere contract de munca"?

Daca un angajat are data de Lichidare sau Intrerupere contract de munca cuprinsa in luna pentru care se fac salariile:

• daca data este prima zi din luna pentru care se fac salariile, angajatul nu mai apare in statul de plata si in declaratii
• daca data este mai mare decat prima zi din luna pentru care se fac salariile, angajatul apare in statul de plata si in declaratii

Observatii

• Se completeaza automat numarul de zile absente (numarul de zile lucratoare incepand cu data de Lichidare sau Intrerupere contract de munca pana la sfarsitul lunii).
• In momentul deschiderii unei noi luni de salarii, toti angajati care au data de Lichidare sau Intrerupere contract de munca devin inactivi si nu mai apar in statele de plata sau declaratii.

Cum ma influenteaza completarea rubricilor "in perioada" aferente rubricii "Handicap"?

In cazul angajatilor care au certificat de handicap

• nu se completeaza aceste informatii daca certificatul este cu caracter permanent
• este obligatoriu sa se completeze macar una dintre rubrici:
  • de la - daca data de la care intra in vigoare este in luna de salarii sau posterioara acesteia
  • pana la - cu data la care acest certificat expira si trebuie eventual revizuit

Observatii Completarea acestor rubrici are ca efect neacordarea scutirii de impozit in afara perioadei mentionate, altfel spus se calculeaza impozit pentru zilele in care certificatul nu este valabil.

Cum pot elibera adeverinte unui angajat?

Vezi Angajati - Cautare - Adeverinte.

Cum pot afla informatii de tip "Registru de evidenta a personalului" despre angajati?

Informatiile de acest gen se pot afla din fereastra Angajati.

Apelati functia F12 Cautare.

In cazul in care se doresc informatii pentru:

• un singur angajat: completati numele dorit si apelati functia F7 Actualizare
• toti angajatii care indeplinesc un anumit criteriu (ex: "Activi" sau cu "Incadrati" intr-o anumita perioada, etc): completati informatiile care corespund criteriului dorit si apelati functia F7 Actualizare

Dupa selectarea angajatului sau angajatiilor, apelati functia F9 Listare.

Apare ecranul care permite:

• selectarea "Destinatiei" si, eventual, "Imprimanta"
• selectarea "Raportului"

Lista de rapoarte va pune la dispozitie trei rapoarte pentru acest gen de informatii:

• Registru personal - istorie: prezinta informatiile privind modificarile de data de incadrare, lichidare, intrerupere contract de munca, revenire din intrerupere, salariu brut negociat, sporuri si luna de salarii in care au intrat ele in vigoare
• Registru salariati: prezinta aceleasi informatii ca raportul din aplicatia "Revisal"
• Registru salariati - istoric contracte: prezinta aceleasi informatii ca raportul din aplicatia "Revisal"

Observatii

Ultimele doua rapoarte furnizeaza informatii doar daca au fost actualizate datele despre contractele angajatilor (vezi Contracte de munca).

Vezi si:

Cum selectez un set de informatii?

Cum selectez modul in care se listeaza?

Cum pot afla informatii despre veniturile lunare ale angajatilor?

Informatii privind datele care au contribuit la realizarea veniturilor lunare ale unui angajat se regasesc in

• Istorie angajator: se selecteaza luna pentru care se doreste informatia, se selecteaza angajatul sau angajatii pentru care se doreste informatia, se apeleaza functia F7 Actualizare si se listeaza "Fluturasi”. Informatia este cea aferenta statelor de plata si poate sa fie diferita de cea "reala” in cazul in care ati facut "Rectificative”
• Istorie angajati: se selecteaza anul pentru care se doreste informatia, se selecteaza angajatul sau angajatii pentru care se doreste informatia, se apeleaza functia F7 Actualizare. Se listeaza "Fluturasi cf. Statului de plata” sau "Fluturasi cf. rectificative” sau o sinteza a celor doua tipuri de fluturasi
• Fise fiscale: se selecteaza anul pentru care se doreste informatia, se apasa butonul "Recalculare an", se selecteaza angajatul sau angajatii pentru care se doreste informatia, se apeleaza functia F7 Actualizare. Se listeaza "Adeverinta de venit"

Vezi si:

Cum selectez un set de informatii?

Cum selectez modul in care se listeaza?

Cum pot afla informatii despre concediile medicale ale angajatilor?

Informatii privind concediile medicale

• pentru luna de salarii:
  • Angajati - culegere date pentru calcul salarii: se apeleaza functia F9 Listare si se selecteaza raportului "Concedii medicale"
  • Lichidare: se listeaza "Lista concedii medicale", "Decontare FNUASS" sau "Decontare FAAMBP"
• Istorie angajator: se selecteaza luna pentru care se doreste informatia si se listeaza „Lista concedii medicale", "Decontare FNUASS" sau "Decontare FAAMBP". Informatia este cea aferenta statelor de plata si poate sa fie diferita de cea "reala" in cazul in care ati ati facut "Rectificative"
• Istorie angajati: se selecteaza anul pentru care se doreste informatia, se selecteaza angajatul sau angajatii doriti, se apeleaza functia F7 Actualizare si se listeaza "Concedii medicale"

Observatii

Informatiile prezentate in rapoartele din ferestrele Angajati si Istorie angajati nu tin cont de zilele de concediu medical efectuate in luna de calcul salarial (vezi fereastra Angajati - culegere date pentru calcul salarii).

Vezi si:

Cum selectez un set de informatii?

Cum selectez modul in care se listeaza?

Cum pot afla informatii despre concediul de odihna al angajatilor?

Informatii privind concediile de odihna

• Pentru luna de salarii: din fereastra Angajati - culegere date pentru calcul salarii
  • se apeleaza functia F9 Listare si se selecteaza raportului Salarii - pontaje
  • se apasa butonul Pontaj XLS
• Angajati: se apeleaza functia F12 Cautare, se completeaza informatiile pentru filtrarea angajatilor doriti, se apeleaza functia F7 Actualizare, se apeleaza functia F9 Listare si se selecteaza raportul Angajati - urmarire concediu de odihna; pentru fiecare angajat selectat se afiseaza informatii defalcate pentru fiecare an lucrat
  • numarul de luni lucrate, zile conform contract si luni lucrate
  • zile concediu de odihna defalcate pe
    • zile in an - zile de CO efectuate in an
    • zile ani anteriori - zile de CO efectuate in an care reprezinta recuperari pentru zile CO neefectuate in ani anteriori
    • zile an actual - zile de CO efectuate in an pentru anul respectiv
    • zile platite - zile de CO neefectuate si platite
  • sold in an - diferenta dintre zile conform contract si luni lucrate si zile an actual la care se aduna zile platite
  • zile recuperate - zilele recuperate in anii urmatori
  • sume platite, zile CO restante conform contract si suma aferenta

In cazul in care au fost zile recuperate, dupa ce au fost listate datele pentru toti anii lucrati ai angajatului, se listeaza si informatii despre anul pentru care s-au facut recuperari si luna, anul in care acestea au fost recuperate (numarul de zile).

• Istorie angajati: se selecteaza anul pentru care se doreste informatia, se selecteaza angajatul sau angajatii doriti, se apeleaza functia de F7 Actualizare si se listeaza Concedii de odihna; pentru fiecare angajat selectat se afiseaza informatii despre
  • luni lucrate, zile conform contract si luni lucrate
  • zile si sume aferente pentru zilele de CO efectuate
  • zile si sume aferente pentru zilele de CO neefectuate si platite
  • defalcarea zilelor si sumelor pentru fiecare luna calendaristica

Observatii

Informatiile prezentate in rapoartele din ferestrele Angajati si Istorie angajati nu tin cont de zilele de CO efectuate in luna de calcul salarial (vezi fereastra Angajati - culegere date pentru calcul salarii).

Vezi si:

Cum selectez un set de informatii?

Cum selectez modul in care se listeaza?

Cum pot afla informatii despre ore suplimentare, ore invoite, ore nemotivate?

Informatii privind aceste tipuri de ore

• Pentru luna de salarii:
  • din fereastra Angajati - culegere date pentru calcul salarii
    • se apeleaza functia F9 Listare si se selecteaza raportului "Salarii - pontaje"
    • se apasa butonul "Pontaj XLS"
  • Lichidare: se apeleaza, din zona "Diverse", situatia dorita
• Istorie angajator: se selecteaza luna pentru care se doreste informatia si se apeleaza, din zona "Diverse", situatia dorita

Vezi si:

Cum selectez un set de informatii?

Cum selectez modul in care se listeaza?

Cum pot afla informatii despre plati intermediare, pensie facultativa (P3), retineri sau restantieri la retineri?

Informatii privind aceste tipuri de ore sau sume:

• Pentru luna de salarii:
  • din fereastra Angajati - culegere date pentru calcul salarii: se apeleaza functia F9 Listare si se selecteaza raportului pentru tipul de informatie dorit
  • Lichidare: se apeleaza, din zona "Diverse", situatia dorita
• Istorie angajator: se selecteaza luna pentru care se doreste informatia si se apeleaza, din zona "Diverse", situatia dorita

Vezi si:

Cum selectez un set de informatii?

Cum selectez modul in care se listeaza?

Ce semnifica mesajul "Ar fi vremea sa efectuati inchiderea de luna"?

Data calculatorului este mai mare decat data stabilita pentru achitarea lichidarii (vezi Utile/Setari/Salarii/Salarii)

Atentie!

Nu se poate reveni la o luna de salarii inchisa.

Nu apelati functia "Deschidere luna salarii" decat dupa ce au fost facute toate actualizarile necesare calculului salarial (noi angajati, lichidari, modificari de date de incadrare, non-prezente, concedii medicale, etc).

Dupa deschiderea unei luni de salarii, eventualele modificari necesare pentru o luna anterioara se fac prin intermediul ferestrei Rectificative.

De ce nu am acces la optiunea "Avans" sau "Lichidare"?

Pentru ca sa aveti acces la oricare dintre aceste optiuni trebuie sa indepliniti urmatoarele conditii:

• sa fiti declarat user de tip "Administrator" sau, daca nu sunteti un astfel de user, sa aveti drept de acces la aceste optiuni
• sa aveti declarata o perioada de salarii (vezi Deschidere luna salarii)
• sa aveti completate informatiile corespunzatoare optiunii la care nu aveti acces: data, etc (vezi Setari)

De ce obtin mesaj de eroare si nu am acces la listele de plata, etc?

Acest mesaj este generat de:

• erori de culegere: aveti la dispozitie butoane ("Erori de culegere", "Fortari de brut") care va permit listarea acestor erori pentru rezolvare; fortarile de brut sunt generate de acordarea unui avans prea mare care acre ca efect imposibilitatea retinerii contributiilor si a impozitului (vezi si Angajati - culegere date pentru calcul salarii)
• lipsa informatiei pentru anumiti parametrii necesari calculului drepturilor salariale: se afiseaza informatiile care nu sunt completate (vezi Setari sau Date despre firma)

Va rugam sa apelati fereastra "Lichidare" din "Salarii"

Modificarile de orice fel care afecteaza calculul drepturilor salariale (incadrare, prezente, plati intermediare, etc) sunt memorate de aplicatie. Informatii despre aceste modificari se afiseaza si in partea dreapta jos in fereastra Lichidare.

Aplicatia memoreaza si data ultimei apelari a ferestrei Lichidare. Aceasta informatie este afisata si ea in partea dreapta jos.

Acest mesaj poate sa apara in apelarea ferestrei de Deschidere luna salarii in cazul in care data ultimei apelari a ferestrei Lichidare este anterioara datei unei modificari ale datelor care influenteaza calculul salarial.

Apeland fereastra Lichidare se recalculeaza "Recapitulatia contabila" si "Nota contabila" si informatiile ajung corect in Balanta de verificare.

In acest caz, este foarte probabil ca trebuie refacuta si retransmisa si Declaratia 112.

Aveti generata o nota de salarii care difera de cea actuala

Acest mesaj poate sa apara la apelarea ferestrei Deschidere luna salarii, in cazul in care ati optat pentru generarea automata a notei contabile pentru salarii si luna contabila a fost inchisa inaintea finalizarii calculului salarial.

Mesajul va informeaza despre

• conturile care au fost modificate
• valoarea din nota contabila generata la inchiderea de luna contabila
• valoare conform calculelor salariale finalizate

Operatia de deschidere a lunii de salarii esueaza.

In acest caz trebuie sa reveniti cu luna contabila in luna de salarii si apelati din nou "Deschidere luna salarii".

Ce reprezinta butoanele "Selectare" sau "Deselectare"?

Aceste butoane apar in ferestrele care permit listarea mai multor rapoarte (Lichidare, Istorie angajator, etc).

Fiecare raport este apelat prin apasarea butonului pe care apare numele raportului dorit (ex:"Fluturasi", "Recapitulatie contabila").

Selectarea se poate face astfel

• apasand butonul "Selectare" - se selecteaza toate listele
• stanga de mouse pe eticheta unui grup - se selecteaza toate listele aferente grupului

Dupa selectarea unor rapoarte, listarea propriu-zisa se face apasand butonul "Listare".

Toate rapoartele selectate se listeaza tinand cont de "Destinatia" stabilita si, eventual, "Imprimanta".

Deselectarea se poate face astfel

• apasand butonul "Deselectare" - se deselecteaza toate listele selectate
• dreapta de mouse pe eticheta unui grup - se deselecteaza toate listele aferente grupului

Observatii

Dreapta de mouse pe un buton are ca efect inversarea "starii" lui: daca este selectat se deselecteaza iar daca nu este selectat se selecteaza.

Vezi si:

Cum selectez un set de informatii?

Cum selectez modul in care se listeaza?

Contabilitate

De ce apare mesajul CONTATI?

Acest mesaj apare numai cand exista documente care trebuiesc contate / recontate sau nu sunt validate.

Ignorarea acestui mesaj poate avea ca efect valori eronate ale unor note contabile.

Contarea si validarea documentelor se face apasand click de mouse pe eticheta Contati.

Este apelata fereastra Validari documente si se conteaza si/sau valideaza.

La revenirea in fereastra de unde a fost apelata aceasta functie se face automat actualizarea datelor.